仕事時間を仕事に100%使い切っているから、生産性があがらないのでは、というハナシ。

まいど、イオリンでござい。

今日はなんかお仕事の生産性について話そうかと思います。下記の本にインスパイアされて書いています。

生産性―――マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの
伊賀 泰代
ダイヤモンド社
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皆さんは仕事の時間を10とするなら、普段割り当てられている労務にどのくらい時間を使いますか?多分、ほとんどの人が10か、9.5くらいかなーと思います。まぁ日本の労働環境問題を鑑みると、10与えられて15くらい働いている人もいると思うけれども。

まぁでも、10働く時間があって、9.5〜10を普段の仕事に使えているなら、それはまぁ悪くないんじゃないか、と思いますよね。私だって会社員として働いていたころはそう思っていました。

ところがぎっちょん。

実は10働く時間があるならば、そのうち普段の仕事に使うのは、実は6〜8くらいがちょうどいいんじゃないかなあと、最近私は思っていて、実際にそのように働こうと努力しています。

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なぜ10あって、その10全部使い切ろうと思わないのか。別に2〜4割くらいはサボれと言いたいわけじゃないです。

理由の1つは、「想定外に対処するため」です。

これは私のことを鍛えてくれた大学時代の教授の教えなんだけれども、基本的にお仕事にかかる時間ってのは、見積もった時間の倍〜3倍くらいかかるんです。人間は物事を楽観的に考えるし、想定できるリスクにも限界があるので。遅刻した人間が「あと10分!」って言っていても10分で着かないことがほとんどでしょ?

で、まぁそーいう時のために「残業」っていう制度がある、という言論も理解はできるんだけれど、それにしたって残業っていうのは生産性が低い。疲れてるしテンションも上がらないし。その上コスト(残業代)は高い。だから、残業するってのはほとんどの場合、「悪手」なわけです。

だから、想定外のことも含めて、10の中に組み込んでしまう方がずっといいし、そうあるべきだ。その上で超想定外が起きたときだけ、苦肉の策として残業を使うだけにしたほうがいい。

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10を使い切らないもう1つの理由は、「残りの2を使って8の質を上げる」ということが、めちゃんこ重要だと思っているからです。

先ほど、「想定外の事態のために2を備えておく」と言いました。でもそれは、「じゃあ何も起きなかったら2が無駄じゃないか」ということでは決してなくて。むしろ何も起きない時こそ、自分たちの質を上げるチャンスだと思う。

つまり、使われなかった2がドブに捨てられるのではなく、その2を使って8の質を高める。例えば8が定型作業なら自動化や効率化をしたり、会議があるなら、質の高い会議のための方策を考えたり。

普段のお仕事、労務に10を使い切ってしまうと、仕事の質を高めるには仕事以外の時間……つまり残業同然のことをしなきゃならなくなる。でも、それだと仕事の質を高めることが「オマケ」になってしまうし、仕事の質を高めることにモチベーションが上がらなくなってしまう。それじゃあ本末転倒だ。

だから、10の割り振りの中に「仕事の質を高める」ということを組み込んでおく。そーすることで、想定外リスクに備えつつ生産性の向上を実現できるし、生産性向上を仕事の本分の1つとして考えられるようにもなる。

あくまで「質を高め続けること」を前提において、10のうち、少なくとも2くらいはそこにあてるべきだ。

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最近知り合いから聞いたハナシ。その知り合いは元々エンジニアだったんだけれど、今は事務作業を色々している。

ある日、彼はバイトがExcelデータの集計を手で行っていることを知った。それのせいで合計で何時間もロスしていることを知ったので、彼は自分の時間を使ってデータ集計を自動で行えるプログラムを作成した。

バイトの人たちも助かるし、生産性もあがるから組織全体にもプラスになると思い、そのプログラム使用の許可を申し出た。すると上司は次のような言葉を返した。

*「それが必要で誰か困ってたの?余計なことしないでいいから。

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多分、世の中には生産性向上を「ビジネスにおいて必要不可欠」と思っていない人がいる。それを生み出しすのがその人自身の性分のせいとは私は思わなくって。そんな人がそんな人のままで生きていけてる「仕組み」のほうが悪いと思う。

だからこそ、「10のうち10を使い切る仕事」じゃなくて、「10のうち8だけ使えばいい仕事」という仕組みに切り替えることで、先ほど話した上司も変えられるんじゃないかな。

Googleさんも「20%ルール」ってのをやっていたしね。

ばいびー☆

奈良県の曾爾高原です。綺麗で悠然なとこです。